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行业聚焦

用ERP构建“可视化”管理
2013-09-28

  开展贸易业务需要怎样的ERP系统?最重要的一点就是要使管理层明确了解企业业务进展的每一步情况,将管理做到“看得见,管得着”。海瑞克(上海)隧道机械有限公司通过切身体会给出了这样的答案。

  在2006年,海瑞克上海准备开始业务转型时,一系列问题困扰着企业:内部信息共享不足、财务与业务协同效率待提升、客户满意度不高,等等。而到今天,企业整个内部流程之间信息畅通、共享,各环节数据可实时查询,部门之间的协作效率也更加高效,实现了企业内部的“可视化”管理。而这一切都依赖于海瑞克与赛捷软件的合作,按照海瑞克(上海)隧道机械有限公司财务经理Vivian Sun的话说,“Sage Accpac ERP解决方案成功应用之后,整个公司的管理上了一个新的台阶。”

   业务转型带来的困惑
 
   海瑞克(上海)隧道机械有限公司是德国海瑞克股份公司(Herrenknecht AG)的子公司。Herrenknecht AG是世界上少数几个发展、生产、销售所有机械隧道挖掘机的公司之一,拥有国际一流的技术和研发能力,在国际隧道机械行业处于领先水平。
 
  Herrenknecht AG于2002年开始进入中国,目前在国内拥有3家全资工厂和2家合资工厂,其在国内的销售分支机构和售后分支机构则分别位于北京和上海。海瑞克(上海)隧道机械有限公司主要负责海瑞克在国内的售后服务和相关的一些贸易业务。

  但在2006年,海瑞克上海开始了一次业务调整:以往,海瑞克机械以保税区内组装,加工,维护及维修隧道挖掘设备及其零部件的业务经营为主,到目前其业务范围不断扩展,不仅提供隧道挖掘设备相关产品的技术咨询、技术培训、售前及售后服务,也通过国内有进出口经营权的企业代理与非保税区企业从事贸易业务。很显然,这样的业务变化给企业的管理带来了新的挑战,要想提高管理效率,需要有新的支持手段。

  在原有的管理体系下,海瑞克上海下属的各个部门,如财务与库存、销售、售后等不同部门之间,数据信息并不能实时共享,业务部门之间的信息流转也总是相对滞后。这样的情况下,无疑对企业的运营带来了一些影响。同时,以往业务部门的相关数据会定期报送给财务部门,但在手工管理的模式下,信息滞后不可避免,同时库存管理、销售管理等方面的效率也有待提升。业务信息如何能快速反应到财务部门,实现财务、业务部门更高效的协同工作,这也给凯迪纳上海提出了更高的要求。
   另外,在实现业务调整之后,海瑞克上海的销售管理范围明显扩大,出货量更加频繁,但回款难的问题随之出现,企业回笼资金的速度相对较慢。导致这些问题的原因就在于无法最恰当的满足用户需求,这也使得客户满意度难以提高,在实际运营过程中妨碍了一些业务环节的有效推进。
 
   让业务“看得见,管得着”
 
  要做好贸易业务,企业采用ERP管理系统的目的就是要使管理层明确了解企业业务进展的每一步情况,将管理做到“看得见,管得着”。为此,面对转型中的问题,海瑞克上海决定深化信息化应用,从而针对性解决这些问题。考虑到之前Sage Accpac ERP系统的成功应用,同时从产品的灵活性、扩展性等方面去衡量,海瑞克上海最终选择应用更多的Sage Accpac ERP功能模块,并通过该系统管理好企业的各个业务流程。

  谈到选型的原因,Vivian表示,主要源于三个方面。一是基于之前在Sage Accpac ERP财务管理模块上的成功应用,让企业对该产品有了足够的认可和信心。二是Sage Accpac ERP系统上手容易,非常方便易用,对于海瑞克上海的许多业务人员来说能很快接受。三是Sage Accpac ERP具有高度的可扩展性,能灵活适应各种新的应用。总体上说,对于经营贸易业务的企业而言,Sage Accpac ERP可提供符合需要的、具有成本效益的、稳定可靠的业务管理解决方案。

  “传-帮-带”实现快速应用

  在海瑞克上海的Sage Accpac ERP系统实施过程中,赛捷软件的实施顾问首先帮助其对供应商清单等进行了初始化设置,解决了以往设置不同而带来的问题;同时,在财务账户设置时,也兼顾共性和个性,保证一些特殊性业务也能顺利运行。而为了保障海瑞克上海和德国总部等进行沟通,Sage Accpac ERP的报表工具不仅可以出具全符合中国会计准则的财务报表,而且可以出具符合总公司的分析报表,而先进的报表开发平台的使用,使企业以最小成本、快速开发报表提供了可能,大大提高了管理效率。

  而为了实现系统的快速应用,海瑞克上海在培训上也倾注了不少的精力。由于企业人数不多,每个员工身上的工作压力都比较重,因此前期的Sage Accpac ERP系统集中培训的效果并不好,许多员工都需要边用边学。“为此,我们建立了一套“传-帮-带”的培训应用体系”,Vivian介绍说,公司首先在各部门确定一个对IT相对熟悉的员工,他会先深入了解Sage Accpac ERP系统的应用;而在实施中,这个骨干员工将起到帮助其他同事的作用,由一个到多个,在应用中传递知识,最终使得所有员工都能顺畅使用新系统。

  企业管理有了得力“助手” 

  Sage Accpac ERP系统上线之后,很好地支持了海瑞克上海公司的业务调整和转型。Vivian表示,“对于公司来说,Sage Accpac ERP系统是我们很好的助手。系统上线后,整个公司的管理效率有了明显提升,管理层在做决策时有更精确的可量化数据,员工的工作流程也更加规范化;同时,公司员工能实时了解库存等信息,从而为客户提供更有针对性的服务,提升了客户满意度。

  具体来说,Sage Accpac ERP系统上线之后,海瑞克上海的整个业务流程更加清晰和优化,部门之间能实时分享信息,企业员工可以按照权限的不同随时查找其所需的信息。而基于共享的信息资源,各个业务部门之间的协同工作更加透明化,工作效率也显著提高。

   同时,新系统保障了企业与客户之间顺利的信息沟通和贸易往来。以往,库存信息、订单运转情况都无法实时查询,这也导致对用户响应及时性下降。而在Sage Accpac ERP系统中,采购清单、生产订单、库存清单、销售清单等都可以实时显现出来,企业可以实时了解当前的库存情况,从而方便安排生产、承接订单等等。据悉,仅仅是库存成本的降低,对于海瑞克上海来说都是一个可观的规模。
 
  而在财务管理方面,财务部门能及时、清晰地了解到各个部门的业务数据,不再把精力放在繁琐的收集、整理数据上,而是能基于这些信息进行相应的数据分析,并实现一定的监督管理职能;同时,基于Sage Accpac ERP系统,报表制作更加及时、灵活,使企业管理层通过各种管理分析报表对企业的运营情况了解及时、充分,决策更有依据。例如,有了实时信息,财务部门可以及时地对各部门业务情况进行利润率考核等,这也方便了决策层对下一步的企业工作进行安排。